10 conseils d’administration rapides pour les propriétaires de petites entreprises

Lorsque vous êtes propriétaire d’une entreprise, le travail administratif peut être la dernière chose que vous voulez faire. Il y a de fortes chances que vous ayez d’autres choses sur lesquelles vous préférez vous concentrer, comme développer votre entreprise et prendre soin de vos clients. Malheureusement, l’administration est une activité nécessaire que vous trouverez essentielle pour le fonctionnement quotidien de votre petite entreprise.

Maintenant, ce n’est pas parce que c’est essentiel que vous devez en faire un travail acharné. Il existe une variété de façons de faciliter vos tâches administratives et, en fin de compte, de vous faire gagner beaucoup de temps. Cela est dû en grande partie à l’organisation et à vous donner les meilleures chances de terminer vos tâches tout en laissant suffisamment de temps pour vous concentrer sur vos autres besoins commerciaux.

Voici dix conseils d’administration rapides qui peuvent aider efficacement votre entreprise :1. Définir l’heure des tâches d’administration

Prévoyez un peu de temps un lundi matin (ou quel que soit le jour où votre semaine de travail commence) pour organiser vos besoins administratifs pour la semaine. Tout comme aller au gymnase, par exemple, il est important de prévoir un peu de temps pour cela afin d’éviter que le travail ne devienne incontrôlable. Une fois votre semaine organisée, vous constaterez qu’il est beaucoup plus facile de répondre à tous vos besoins administratifs et que vous vous sentirez également beaucoup mieux pour cela!2. Créer une liste d’administrateurs

Les listes de tâches peuvent être un moyen incroyablement efficace d’organiser vos exigences administratives et vous donner également quelque chose à travailler pour compléter. Vous pouvez également en faire une partie de votre organisation du lundi matin ou utiliser notre feuille de triche ultime sur la rationalisation des processus administratifs. Peu importe ce qui se passe d’autre cette semaine-là, faites-vous la promesse que vous finirez les travaux sur cette liste, sinon, ils commencent à s’accumuler et à se répandre dans d’autres semaines.3. Taille de votre liste

Des études ont montré que la décomposition d’emplois plus importants en activités plus petites et plus faciles à gérer peut rendre un projet beaucoup plus supportable et réalisable. S’il y a un travail d’administration que vous avez reporté en raison de sa taille, essayez de le décomposer en un certain nombre de petits travaux. Vous constaterez bientôt qu’au fur et à mesure que vous commencez à cocher ces petits travaux de votre liste, vous avez terminé la plus grande tâche à accomplir.4. Gardez un calendrier détaillé

Vous avez probablement déjà un calendrier ou un calendrier pour organiser votre temps, mais pour être vraiment efficace, vous devez inclure autant de détails que possible. Assurez-vous d’avoir pris en compte plus que de simples réunions importantes et que vous avez également bloqué le temps nécessaire pour terminer vos activités administratives importantes. Voici la partie importante: assurez-vous de vous y tenir, sauf en cas d’urgence. Les personnes qui réussissent le mieux ont leurs journées planifiées à la minute.

Téléchargez votre modèle gratuit de calendrier de contenu de médias sociaux.5. Restez au courant de la saisie des données

La saisie de données peut être l’une des activités les plus longues et les plus laborieuses pour une petite entreprise. C’est souvent parce que les propriétaires de petites entreprises laissent les exigences de saisie de données s’accumuler au fil du temps, les reportant jusqu’à ce qu’il n’y ait pas d’autre option. S’assurer que vous restez au courant de toute saisie de données que vous pourriez avoir peut donner l’impression que le fardeau a été complètement levé. Essayez de réserver au moins 10 ou 15 minutes chaque jour pour vous rattraper et vous pouvez éviter les longues heures ennuyeuses passées à taper des données sans réfléchir.

L’une des activités les plus contre-productives pour un propriétaire de petite entreprise est de répondre constamment aux courriels et autres formes de communication. Les appels téléphoniques ne peuvent évidemment pas rester sans réponse, mais la plupart des gens ne s’attendent pas à des réponses instantanées aux e-mails. Non seulement cela, mais arrêter constamment ce que vous faites pour répondre aux e-mails peut entraîner une perte complète de concentration de la tâche sur laquelle vous vous concentriez auparavant et cela peut prendre un certain temps pour revenir dans la zone. Essayez de diviser vos besoins de communication en une ou peut-être deux parties de la journée, une fois le matin et une fois l’après-midi peut-être.7. Définir des alertes

Si vous êtes du genre oublieux, il peut être très bénéfique de configurer des alertes pour vous rappeler les tâches et les réunions importantes qui nécessitent votre attention. Épargnez-vous la peine de regarder l’horloge et laissez la technologie prendre le dessus. Il existe une variété de façons de le faire, de nombreuses applications de calendrier vous donneront la possibilité de configurer des alertes, vous pouvez même les envoyer par SMS si vous préférez!8. Effectuer des sauvegardes régulières

Il n’y a pas grand-chose de plus contre-productif que de perdre tout votre travail et de devoir recommencer à zéro. Beaucoup apprennent à leurs dépens qu’il est important d’effectuer des sauvegardes régulières pour s’assurer que tout votre travail administratif important est sauvegardé en toute sécurité en cas de pire. Il est également conseillé de stocker des copies de vos sauvegardes hors site au cas où le bâtiment serait endommagé par un incendie, par exemple. Mieux vaut prévenir que guérir après tout!9. Réservez une journée complète pour la comptabilité

Une mauvaise tenue de dossiers est l’une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises échouent. Tenir des registres financiers bien tenus et gérés peut rendre la vie beaucoup plus facile en tant que propriétaire d’une petite entreprise. Non seulement cela rendra votre déclaration fiscale un jeu d’enfant et gardera HMRC hors de votre dos, mais cela vous permettra également de prendre des décisions financières plus intelligentes concernant votre entreprise. Y a-t-il un moment du mois où votre entreprise est plus calme? Essayez de réserver un jour par mois pendant cette période pour la comptabilité. Cela peut ne pas sembler être un conseil d’administration rapide, mais le temps que cela peut vous faire gagner, à long terme, est incroyable. De plus, vous aurez toujours la tranquillité d’esprit que vos livres sont en ordre. Il n’y aura plus de nuits blanches à s’inquiéter des feuilles de calcul et de cette pile non organisée de reçus sur votre bureau.10. Externalisez une partie de votre administrateur

Bien sûr, il existe une autre option pour les propriétaires de petites entreprises qui n’ont pas le temps pour les activités administratives. Vous pouvez toujours externaliser votre travail d’administration à un assistant virtuel et ne plus vous en soucier.

Lisez notre blog sur les 5 raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un service de secrétaire virtuelle.

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