12 conseils de comptabilité pour les petites entreprises

Ces conseils de comptabilité pour les petites entreprises vous aideront à réussir dans le traitement de vos comptes quotidiens et la gestion de votre bureau.

Ces conseils vous montrent comment faire de la comptabilité et augmenteront votre capacité et vos connaissances pour exploiter votre entreprise avec compétence.

Conseils de comptabilité pour les petites entreprises #11. Séparez les services bancaires aux entreprises et aux services bancaires personnels

Tous les nouveaux propriétaires d’entreprise doivent se faire une priorité d’ouvrir un nouveau compte bancaire pour leur entreprise, de préférence un compte avec accès en ligne, afin de séparer les fonds de l’entreprise des fonds personnels.

Le traitement des transactions pour vos dépenses personnelles dans le cadre de la comptabilité de votre entreprise est une perte de temps précieux.

C’est encore pire si vous externalisez et payez un comptable pour traiter vos comptes avec ces dépenses personnelles mélangées à...

... Et ils devront être traités s’ils sont mélangés avec les transactions commerciales. Ils doivent être saisis dans le système de comptabilité et codés sur des dessins, ce qui prend un temps précieux que le comptable pourrait simplement passer à saisir des données commerciales.

Si vous avez besoin d’utiliser l’argent de l’entreprise pour des dépenses personnelles, effectuez simplement un transfert en vrac sur votre compte personnel sur une base régulière, comme une fois par semaine, afin que le comptable n’ait pas à gérer un million de petites transactions personnelles et à vous faire payer pour son temps.

Compte d’épargne
De plus, ouvrez un compte d’épargne d’entreprise et mettez de l’argent de côté des revenus de votre entreprise chaque mois pour payer votre impôt trimestriel.  Calculez un pourcentage (25-30%) de votre revenu et transférez-le avant de le dépenser. Peut-être le faire à la minute où votre client vous paie.

Comptes bancaires en ligne
Les comptes bancaires avec accessibilité en ligne sont certainement la voie à suivre maintenant. Il est plus rapide et plus facile de se connecter en ligne pour effectuer des paiements et suivre les rapprochements bancaires dans votre logiciel de comptabilité, que d’attendre que la banque publie un relevé ou d’écrire des chèques / chèques pour effectuer des paiements.

Conseils de comptabilité pour les petites entreprises #22. Reconnaître les dépenses professionnelles par rapport aux dépenses personnelles

Un commerçant individuel ou un propriétaire retirera très probablement des fonds du compte d’entreprise pour un usage personnel (dessins). Cela peut être fait au lieu de se payer un salaire (mais vérifiez d’abord auprès de votre comptable).

Une bonne pratique consiste à transférer un montant sur une base régulière, par exemple une fois par semaine, du compte professionnel vers le compte personnel. Le compte personnel est ensuite utilisé pour acheter l’épicerie, les livres, les jouets, etc.

Le compte professionnel peut rester agréable et bien rangé avec seulement les transactions commerciales et le seul montant de tirage régulier. Cela évitera également la tentation d’allouer une dépense privée à l’entreprise.

Un propriétaire d’entreprise doit savoir et reconnaître quel type de dépenses peut être réclamé sur le bénéfice pour réduire l’impôt, et ce qui ne peut pas l’être.

• Une dépense qui est directement liée à l’exploitation de l’entreprise et à la production de revenus est généralement déductible d’impôt.
  
• Une dépense qui est pour le plaisir personnel du propriétaire ne l’est pas.
  
• Mélanger le personnel et les affaires ne signifie pas qu’une réclamation complète pour les affaires peut être faite. Cela comprend le fait d’emmener un client déjeuner ou de lui acheter des cadeaux.

En cas de doute sur l’opportunité de réclamer ou non une dépense, contactez votre comptable ou votre service fiscal.

Parfois, le propriétaire utilisera ses fonds personnels pour des achats d’entreprise.

Ceux-ci peuvent et doivent être introduits dans le système de comptabilité d’entreprise par le biais de journaux comptables afin que toutes les dépenses soient réclamées, réduisant ainsi le montant de l’impôt à payer à la fin de l’année.

N’oubliez pas d’informer votre comptable de ces dépenses et de conserver tous les reçus et factures correspondants.

« Les experts parlent du début d’une récession depuis des années, et maintenant en 2020, nous assistons enfin au ralentissement.

Personne ne peut encore prédire quel sera l’impact économique total de cette récession, mais ce que nous savons, c’est que les propriétaires de petites entreprises en subissent les conséquences aujourd’hui et qu’elles en seront sans aucun doute touchées à l’avenir.

L’équipe de Robbins Research International a interrogé 524 propriétaires d’entreprise et entrepreneurs sur leur état d’esprit - « découvrez les principaux obstacles et les stratégies les plus puissantes pour les surmonter ».

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Conseils de comptabilité pour les petites entreprises #3
3. Choisissez le bon logiciel de comptabilité

Le type de logiciel de comptabilité que vous obtenez dépendra de ce dont vous avez besoin.

De nombreux fournisseurs de logiciels proposent différents niveaux, voici quelques exemples: -

• Livre de caisse
• Grand livre et livre de caisse
• Grand livre, livre de caisse et inventaire
• Ledger, Cashbook, Stocks et Transactions en devises
• Grand livre, livre de caisse, inventaire, transactions en devises et point de vente

Au strict minimum, vous avez besoin d’un Cashbook. Vous pouvez conserver un Cashbook dans Excel, ou même dans un cahier d’exercices scolaires.

Généralement, une entreprise en expansion peut se contenter d’un logiciel qui peut faire: -

• Livre de caisse, grand livre, rapprochements bancaires, comptes débiteurs et comptes créditeurs.

Voici une comparaison des logiciels de comptabilité populaires QuickBooks, Xero et Sage.

Il existe des logiciels de comptabilité gratuits disponibles si vous avez un budget serré. Je donne ici une décomposition de ceux qui sont d’excellente qualité et qui sont tenus à jour.

Certaines options logicielles, telles que FreshBooks, sont spécialement conçues pour les propriétaires d’entreprise qui souhaitent simplement se concentrer sur la facturation de leurs clients et le suivi des dépenses et qui donnent accès aux comptes à leur comptable professionnel ou comptable pour traiter les choses comptables compliquées chaque mois.

Remarque: Excel, ou la feuille de calcul OpenOffice gratuite, constituent de bons programmes de soutien pour la comptabilité.

La plupart des modules logiciels de comptabilité mentionnés ci-dessus offrent la possibilité d’exporter divers rapports vers Excel pour:

• manipulation et personnalisation faciles
• produire des graphiques à titre de référence rapide ou
• combiner différents aspects de l’établissement de rapports d’une période à l’autre

Conseils de comptabilité pour les petites entreprises #4
4. Organisez la documentation de votre entreprise

Conserver la documentation pour toutes les transactions commerciales est une priorité absolue. On les appelle des documents sources comptables. Les garder permet: -

• Suivi facile pour toutes les requêtes futures qui pourraient apparaître, et
• Preuve (à un vérificateur ou à un fiscaliste) de ce qui s’est passé.

La plupart des services fiscaux exigent que les entreprises conservent les documents qui sauvegardent leurs demandes d’impôt pendant au moins 5 et souvent 7 ans. Il s’agit de documents tels que des factures, des reçus, des registres de salaire, etc. Recherchez sur Internet le site Web de votre service fiscal local et tapez quelque chose comme « combien de temps pour conserver les dossiers ».

La seule façon de conserver les dossiers est d’avoir un système de classement et d’archivage très bien organisé. Une boîte ou un panier rempli de papiers placés au hasard rend beaucoup plus difficile de localiser ce qui est nécessaire et causera une perte de temps inutile, sans parler de la frustration.

Trois options de classement de base sont disponibles :

ii) le système électronique sur le disque dur de votre ordinateur,

iii) le stockage de la documentation en ligne.

Conseils de comptabilité pour les petites entreprises - Documentation

Conseils de comptabilité pour les petites entreprises #5
5. Gardez une trace des paiements en espèces

Tout argent reçu doit être versé sur le compte bancaire de l’entreprise ou dans la petite caisse avant de le dépenser.

Il peut être tentant de prendre l’argent tout de suite pour acheter des fournitures, mais cela pourrait causer un gâchis dans le système de comptabilité.

Par exemple, le comptable/propriétaire peut :

• Oubliez quel client a payé l’argent, ce qui peut entraîner une certaine gêne si le client est téléphoné quelques semaines plus tard pour le paiement ... et ils ont déjà payé ! Cela pourrait aussi apparaître comme de l’évasion fiscale parce que le revenu n’est pas déclaré dans le système.
• Oubliez d’inclure l’achat dans les livres - ces dépenses doivent absolument être inscrites dans les comptes pour vous aider à réduire vos impôts!

Oublier ce qui précède aura pour conséquence que le système de comptabilité ne reflétera pas un véritable enregistrement de ce qui s’est passé.

Conseils de comptabilité pour les petites entreprises #6
6. Apprenez à comprendre les rapports comptables mensuels

Il est surprenant de voir combien de propriétaires d’entreprise n’ont aucune idée si ce qu’ils font fonctionne jusqu’à ce qu’il soit trop tard, c’est-à-dire qu’ils se retrouvent soudainement sans argent et avec d’énormes dettes.

Vous pouvez éviter ce scénario en étant proactif en maintenant votre système de comptabilité à jour et en produisant des rapports au moins une fois par mois.

Apprenez à lire et à comprendre ces rapports.

Si vous allez posséder et gérer une entreprise, vous ne pouvez pas ignorer cet aspect.

Les deux rapports les plus importants pour commencer sont le compte de résultat et le bilan.

Conseils de comptabilité pour les petites entreprises #7
7. Gardez le top de votre facturation des ventes