Cinq conseils pour la comptabilité des contrats de location de petites entreprises | LeaseQuery

Après beaucoup de retard, la date limite de conformité pour les nouvelles règles de comptabilisation des contrats de location approche à grands pas. Les nouvelles règles exigent un changement important dans la façon dont les entreprises comptabilisent leurs baux. Tous les contrats de location d’une durée supérieure à 12 mois sont au bilan, les règles de classification ont changé et la comptabilisation des modifications et des résiliations de baux est beaucoup plus compliquée.

La gestion de la transition et de la conformité continue peut constituer un fardeau important pour les petites entreprises dont les ressources comptables sont limitées. Voici cinq conseils pour vous aider à faciliter la comptabilisation des baux de petites entreprises.1. Méfiez-vous des pièges de la comptabilité des contrats de location

Il est facile de tomber dans le piège de penser que seules les grandes entreprises avec un volume élevé de baux doivent faire du gros du travail pour se conformer aux nouvelles normes. Mais il existe de nombreux pièges que les petites entreprises doivent connaître et éviter. Baux intégrés

Les nouvelles normes exigent que les entreprises examinent tous leurs contrats pour déterminer s’ils contiennent des baux intégrés. Les contrats que vous considérez comme des arrangements de service peuvent en fait contenir des baux pour de l’équipement ou de l’espace. Par exemple, votre contrat de services de sécurité peut inclure des baux pour des scanners ou des caméras. Un accord de services logistiques peut contenir un bail pour un espace d’entrepôt ou des camions. De nombreuses entreprises ont noté que l’identification des contrats de location intégrés est l’aspect le plus difficile de la transition de la comptabilisation des contrats de location. Même si votre entreprise est petite, vous n’êtes pas dispensé d’effectuer cette évaluation.Communiquer avec vos auditeurs

Certains aspects des nouvelles règles de comptabilisation des contrats de location exigent que vous preniez des décisions en fonction de votre interprétation des normes et de vos arrangements de location, par exemple si vous décidez de prendre des expédients pratiques. Il est important de discuter de manière proactive de ces choses avec vos auditeurs pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. La dernière chose dont vous avez besoin lors de votre audit de fin d’année est une surprise. Communiquez avec eux de manière proactive lorsque vous prenez des décisions afin d’être tous les deux alignés avant de créer vos rapports financiers.2. Centralisez toutes les données de location en un seul endroit

Avec tout ce que vous avez dans votre assiette, la gestion de vos données de location n’est peut-être pas une priorité. Attirer et fidéliser les clients et gérer les fournisseurs nécessite beaucoup d’attention et de concentration. En conséquence, il est facile de devenir laxiste dans l’organisation de vos documents de location. Cela peut créer de sérieux maux de tête lorsque vous devez rendre compte de vos baux ou localiser des documents importants.

Même si vous n’avez que quelques baux, conserver tous vos documents et données dans un emplacement central facilitera la création de vos rapports financiers et la gestion de vos baux. De nombreuses entreprises choisissent d’utiliser Excel à cette fin. Cependant, il ne peut pas abriter de documents de location et il peut être fastidieux de créer votre feuille de calcul Excel pour effectuer les calculs complexes dont vous avez besoin pour la conformité.

Au lieu de cela, envisagez d’utiliser une plate-forme basée sur le cloud pour stocker tous vos documents de location. Les meilleurs logiciels de comptabilité de location sont souvent livrés avec des fonctionnalités de reporting et peuvent même automatiser les calculs dont vous avez besoin pour créer vos rapports financiers. De plus, ils facilitent le travail à distance en vous permettant d’accéder aux données de location de n’importe où.3. Ne laissez pas le retard vous pousser à vous reposer sur vos lauriers

Les entreprises privées ont bénéficié de plusieurs sursis par rapport à la date limite de conformité à la comptabilité des contrats de location. Lorsque la NSA 842 a été émise pour la première fois, la date limite de conformité pour les entités privées était le 1er janvier 2020. Cependant, en raison de difficultés de transition signalées parmi les sociétés ouvertes, le FASB a repoussé la date limite au 1er janvier 2021. Et puis, à la lumière de la pandémie de COVID-19, la date d’entrée en vigueur a été reportée une fois de plus au 1er janvier 2022.

De nombreuses entreprises peuvent considérer ces retards comme une raison de reporter le début de leur transition. Mais comme indiqué dans les conseils précédents, il y a des pièges potentiels à éviter. Nous conseillons à toutes les entreprises d’utiliser le temps supplémentaire pour évaluer leurs baux, examiner les directives en profondeur et communiquer avec leurs auditeurs. Le calendrier retardé offre la possibilité d’intégrer la transition dans vos processus existants, de sorte que vous pouvez y consacrer un peu de temps chaque semaine au lieu de vous débrouiller à la fin de l’année.4. Préparez-vous à l’impact sur les décisions de location par rapport aux décisions d’achat

Avec les baux en cours de bilan, de nombreuses organisations repensent leur approche pour prendre des décisions sur la location ou l’achat d’actifs. En vertu des anciennes règles, les passifs locatifs étaient opaques, ce qui en faisait une option plus attrayante que l’achat d’actifs du point de vue de l’information financière. Maintenant, les entreprises doivent évaluer si les avantages de la location l’emportent encore sur ceux de l’achat.

Bien sûr, il y a des considérations au-delà du bilan. Le crédit-bail vous offre de la flexibilité. Il vous permet d’utiliser les équipements les plus récents, parfois sans avoir à vous soucier de leur entretien. D’un point de vue immobilier, la location vous permet de louer des propriétés qui correspondent à votre budget et à vos besoins actuels, même si vous savez que vous finirez par les dépasser. L’achat a aussi ses avantages. Il vous donne tous les droits d’utiliser l’actif comme vous le souhaitez. Vous bénéficiez de tous les avantages économiques de l’actif, ce qui peut être particulièrement avantageux dans le cas d’un bien immobilier dont la valeur s’apprécie avec le temps.

Avec ces considérations à l’esprit, la nouvelle norme vous permet en fait de prendre des décisions de location et d’achat plus éclairées. De nombreuses entreprises ne réexaminent pas régulièrement leurs contrats de location. Ils continuent simplement à louer les mêmes actifs encore et encore parce qu’ils ne voient aucune raison de réévaluer la décision de location par rapport à l’achat qu’ils ont prise il y a longtemps. Mais, un sous-produit de la nouvelle norme de location est qu’elle vous donne plus d’informations sur vos obligations financières autour de vos baux. Grâce à ces informations, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées quant à la location ou à l’achat.5. Envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité des contrats de location

Avec tous les nouveaux changements requis par la nouvelle norme de location, les petites entreprises devraient envisager d’investir dans un logiciel de comptabilité des contrats de location pour faciliter la transition et la conformité continue. Cela peut faire une différence majeure pour s’assurer que votre transition est efficace et précise, ce qui vaut bien l’investissement. LeaseGuru, optimisé par LeaseQuery, est un logiciel de comptabilité de location abordable conçu uniquement pour les petites entreprises.

L’entrée des deux premiers baux est gratuite et les plans premium commencent à seulement 250 $ par an. Il s’agit d’une solution idéale pour les petites entreprises aux ressources limitées qui doivent répondre aux exigences rigoureuses des nouvelles directives de location. Parce que nous comprenons que vous n’avez pas les mêmes ressources que vos homologues des grandes entreprises, nous avons facilité la mise en œuvre – aucun processus d’intégration long et compliqué n’est nécessaire. Créez simplement votre compte gratuit pour commencer.

Ces cinq conseils aideront certainement à atténuer les problèmes de comptabilité des baux des petites entreprises. Et à mesure que votre entreprise se développe et que vos contrats de location évoluent, ces pratiques faciliteront également la mise à l’échelle de vos processus comptables et présenteront une image plus précise de vos obligations financières aux investisseurs et aux autres parties prenantes clés.