10 conseils de facturation pour les propriétaires de petites entreprises

La facturation est l’une des activités les plus importantes auxquelles tout entrepreneur doit faire face. La facturation peut être difficile et peu de propriétaires d’entreprise aiment faire de la paperière. Cependant, comme chaque facture payée assure le flux de trésorerie de votre entreprise, vous ne pouvez pas vous permettre de la négliger.

Alors, comment pouvez-vous rendre la facturation moins douloureuse et passer moins de temps à cette tâche répétitive?

Dans notre guide, vous trouverez des conseils pour rationaliser le processus de facturation sans tracas. C’est parti !

Facturation - comment y faire face

La facturation fait référence à tous les processus impliqués dans l’émission des factures – non seulement l’émission et le stockage réels des documents, mais également l’enregistrement des paiements ou le suivi des délais. À quoi devez-vous prêter une attention particulière pour vous assurer que vous gérez correctement la facturation? Consultez nos conseils testés:

1. Décidez quand facturer

Créez et envoyez des factures dès que le projet est terminé! De cette façon, vous évitez les erreurs en écrivant tout tout de suite. En conséquence, votre client sera fraîchement sorti de l’accord avec vous sur une transaction particulière et se souviendra de qui et pour quoi cette facture particulière est émise.

Dans la majorité des cas, les propriétaires d’entreprise choisissent de préparer des factures avant que le service ne soit rendu et de l’envoyer avec la livraison des marchandises commandées. Il est souvent utilisé pour les petites commandes en ligne, car vous n’avez pas à payer de supplément pour l’envoi de la facture (si vous les envoyez par la poste). En émettant la facture et en exigeant le paiement avant de fournir des services, vous évitez la fraude et vous ne perdrez pas votre temps à faire des choses pour lesquelles vous pourriez ne pas être payé plus tard.

Cependant, il vaut parfois la peine d’envisager la facturation après la prestation du service. Cela peut bien fonctionner pour des commandes plus complexes, comme de grands projets de construction, qui doivent être planifiés en détail - il est parfois impossible de créer une facture avant ou pendant la livraison de la commande. Dans ce cas, vous devrez peut-être ajouter le coût d’envoi de la facture.

2. Définissez des conditions de paiement claires

Avant de faire quoi que ce soit pour votre client et d’envoyer la première facture, vous devez établir des conditions de paiement claires. C’est l’une des questions les plus importantes lors de la communication avec les clients - vous ne voulez pas qu’ils soient confus et ne sachent pas exactement à quoi ils ont affaire.

Certaines des informations les plus importantes qui devraient être incluses ici sont des détails sur les méthodes de paiement, les dates d’échéance ou les frais supplémentaires qui seront imposés si le client retarde le paiement. Il convient également de mentionner les conditions de garantie de votre produit ou service ainsi que votre politique de retour et d’échange.

Utilisez un langage simple et direct pour éviter l’incompatibilité. Après tout, le client doit bien comprendre la facture afin de la payer. Évitez les phrases obsolètes et remplacez-les par des phrases simples et plus faciles à comprendre. Par exemple, au lieu d’utiliser « net 30 », utilisez « dû dans 30 jours ».

En écrivant correctement les termes et conditions de votre entreprise, vous évitez les malentendus. Dans le cas où ils se produisent, vous avez une preuve écrite que vous avez informé votre client de la politique de votre entreprise. N’oubliez pas de suivre ces règles et de ne jamais les enfreindre!

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3. Marquez vos factures

Voulez-vous que vos clients se souviennent de vous plus longtemps? Assurez-vous que vos factures se démarquent des autres! En prenant soin d’inclure des détails importants de votre entreprise tels que le logo de votre entreprise, sur votre facture, les clients la percevront comme plus professionnelle.

En outre, la façon dont vos clients voient vos factures est influencée par le fait que vous preniez soin d’utiliser des couleurs, des polices ou des modèles associés à votre entreprise. Prêter attention à de tels détails, semble-t-il, vous rendra plus crédible et digne de confiance.

4. Utilisez des modèles de facture professionnels

Parfois, les clients peuvent avoir du mal à identifier les données sur votre facture. Pour éviter cela, assurez-vous que la facture contient toutes les informations nécessaires sur la transaction et les détails de l’entreprise. Il convient également de prendre soin de l’apparence de la facture, afin qu’elle soit claire et facile à lire. Cela vous donnera l’air professionnel et vos clients se souviendront de vous plus longtemps.

Avec des modèles prédéfinis, le processus de remplissage des détails de la facture est beaucoup plus simple. Vous ne devez entrer que les informations pertinentes et les envoyer à votre client. De cette façon, vous n’aurez pas à créer un nouveau modèle à chaque fois et serez en mesure de produire une facture standard en moins d’une minute!

Les modèles dans InvoiceOcean incluent tout ce dont vous avez besoin pour être payé. Choisissez la version qui vous convient, téléchargez-la, remplissez-la et envoyez-la à votre client !

N’oubliez pas non plus de vérifier si vous avez correctement saisi les données les plus importantes telles que le nom et l’adresse de votre entreprise et de votre client, le numéro de facture, les dates de paiement et d’échéance, le mode de paiement, la description du produit (quantité, prix, taxe) et le prix final. C’est aussi une bonne idée d’ajouter vos coordonnées à la facture afin qu’en cas de problème, le client puisse facilement vous contacter.

En savoir plus sur la création d’une facture professionnelle.

5. Facture électronique

Peu importe que vous dirigez une grande entreprise ou que vous débutiez avec votre entreprise. Même si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, il vaut la peine de consulter un logiciel de facturation tel que InvoiceOcean. La gestion des factures papier prend beaucoup de temps car elles peuvent facilement se perdre.

En utilisant un logiciel de facturation, vous pouvez conserver et accéder à vos documents à partir d’un seul endroit - rien ne passera par les mailles du filet! Il est également plus difficile de faire des erreurs - vous pouvez enregistrer les données que vous avez entrées dans le système pour ne plus jamais les saisir.

Il vaut également la peine de profiter des nombreuses options supplémentaires que de tels systèmes ont à offrir. Fatigué des retards de paiement? Envoyez à votre client un rappel de paiement automatisé. Vous avez fait une erreur sur une facture ? Pas de problème, vous pouvez toujours le corriger en entrant des données mises à jour en quelques instants. De plus, vous pouvez émettre des factures bilingues et récurrentes, numéroter automatiquement les factures séquentiellement ou donner à votre comptable l’accès à votre compte.

6. Copier une facture existante

Envoyez-vous de nombreuses factures similaires ou identiques? Au lieu de perdre votre temps précieux et de créer une nouvelle facture à chaque fois, dupliquez une facture que vous avez émise dans le passé. Avec InvoiceOcean, vous pouvez créer une facture similaire (avec des dates et une numérotation mises à jour) en un seul clic et choisir si vous souhaitez l’émettre au même destinataire ou à un destinataire différent.

Émission d’une facture similaire dans InvoiceOcean

Si vous envoyez souvent les mêmes factures aux mêmes clients, il vaut la peine d’automatiser ce processus et de configurer des factures récurrentes.

7. Autoriser plusieurs modes de paiement

Vos préférences de mode de paiement de vos clients peuvent aller du paiement par chèque à des options plus rapides « Payer maintenant ». En offrant un large choix de méthodes de paiement, les clients pourront choisir la méthode qui leur convient le mieux. Cela augmentera la probabilité d’être payé à temps. Envisagez des méthodes telles que l’argent comptant, le chèque, les cartes de crédit ou les transferts en ligne.

Vous pouvez également accélérer le paiement en ajoutant un bouton « payer en ligne » à votre facture. Plus il est facile de payer la facture, moins il y a de chances que vos clients reportent ou oublient de payer votre facture.

Bouton « Payer en ligne » dans InvoiceOcean

8. Suivi

Le bénéficiaire est responsable de tout dommage financier causé par le retard de paiement. Les flux de trésorerie de votre entreprise dépendent de paiements en temps opportun, il vaut donc la peine de les réclamer à temps.

Si la date d’échéance est dépassée, vous pouvez envoyer un message de rappel au client. Si le client n’a toujours pas payé, il vaut également la peine de le contacter par téléphone. En outre, la double vérification des informations du destinataire et le renvoi de la facture peuvent être une bonne idée, car la facture peut avoir été envoyée dans la mauvaise boîte aux lettres ou le destinataire peut l’avoir perdue.

Si vos clients continuent de ne pas payer, il vaut la peine d’imposer des frais supplémentaires. Habituellement, ces frais s’élèvent à quelques pour cent du prix total. Rappelez-vous, cependant, que cela ne peut pas être une surprise pour le client. Idéalement, il devrait être inclus dans les termes et conditions de votre entreprise. Si aucune de ces méthodes n’aide, considérez l’action en justice en dernier recours.

9. Essayez de nouvelles solutions pour être payé plus rapidement