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Comment collecter plus de comptes en souffrance à l’interne

Une enquête récente menée par la Credit Research Foundation (CRF) – National Summary of Domestic Trade Receivables – a révélé qu’en moyenne 87 % des comptes sont à jour, tandis que 0,4 % ont plus de 90 jours d’échéance.

De toute évidence, les comptes courants ne sont pas un problème. Et, il est acquis que ceux qui sont en trop de 90 jours doivent être placés auprès d’une société de recouvrement professionnelle, ou radiés, en fonction des règles commerciales de votre entreprise.

Mais qu’en est-il de ces 12,6% qui tombent au milieu. Ceux qui sont en exigibles, mais qui ne sont pas encore candidats à des recouvrements de tiers?

Voici quelques conseils pour gérer ces comptes en souffrance – et augmenter vos chances de les récupérer avant qu’ils n’atteignent ce délai de 91 jours et doivent être remis à votre agence de recouvrement. Améliorer vos chances de recouvrer les créances en cours d’interneConsip #1 – Élaborez une politique de crédit bien pensée et détaillée :

Le processus de recouvrement commence par votre politique de crédit. Les exigences relatives à l’octroi du crédit, vos modalités et conditions et les mesures qui seront prises lorsqu’un compte devient en souffrance doivent être clairement énoncées. Vos employés de vente et de service, ainsi que le crédit et les recouvrements, devraient bien connaître votre politique de crédit. Ils devraient également être formés pour expliquer la politique aux nouveaux clients. Mieux encore, vous devriez avoir un document décrivant ces informations à fournir à tous les clients avant de faire toute vente à crédit. Astuce #2 – Personnalisez votre facture pour promouvoir le paiement :

La qualité de votre facture a le plus d’impact sur si et quand le paiement sera effectué. L’objectif premier de votre facture ? Facilitez le paiement pour l’acheteur. Voici comment.

• Gardez le format cohérent afin que l’acheteur sache où trouver les informations essentielles.
• Fournir toutes les informations dont l’acheteur aura besoin pour effectuer le paiement, y compris:
  • Le mot « Facture » – il ne peut donc être question de l’objet du document
  • Votre adresse de remise et vos coordonnées
  • Votre numéro d’identification d’employeur (EIN) ou votre numéro d’identification fiscale
  • Numéro de bon de commande (s’il existe un bon de commande)
  • Date de la facture et id unique référencé #
  • Description claire des produits/services fournis, y compris la date de service ou la date à laquelle le produit a été envoyé ou livré
  • Montant total dû – détaillé, y compris les frais par part (le cas échéant)
  • Paiements de taxes, le cas échéant (TPS et TVA)
  • Date d’échéance du paiement – les statistiques montrent que les clients ont tendance à payer à temps le plus souvent lorsqu’une date de paiement spécifique est incluse sur la facture, plutôt que « Due On Receipt » ou « Payment Due within 30 Days »
  • Modalités de paiement

Conseil n°3 – Suivi des factures avant qu’elles ne deviennent exigibles :

Cela aidera non seulement à éviter les défauts de paiement, mais aussi à améliorer les relations avec vos clients. Un appel peu de temps après l’arrivée des produits ou avant la date d’échéance de la facture est un contact efficace avec le service client, ainsi qu’un rappel de paiement. Demandez si tout est arrivé à temps, s’il y a des problèmes ou des questions, si la facture est claire et exacte – et, bien sûr, si la facture a été ou sera bientôt programmée pour le paiement.

Pendant l’appel, rappelez au client les conditions et la date d’échéance. Plus précisément, demandez-leur s’ils peuvent prévoir des raisons pour lesquelles la facture ne serait pas payée dans les délais.

Important! Conservez une trace des réponses de vos clients. Conseil n° 4 – Attribuez une classification des risques aux comptes en souffrance pour vous aider à hiérarchiser vos efforts de recouvrement internes :

Par exemple, les comptes à paiement historiquement lent seraient classés différemment des nouveaux clients, pour lesquels vous n’avez aucune expérience de paiement. Un nouveau client en souffrance est un risque plus élevé que le client à long terme qui paie habituellement à 30 jours d’échéance. Conseil #5 – Élaborez un plan de traitement de collecte interne spécifique :

Avoir un plan en place créera de la cohérence et éliminera les conjectures. Mettre en place différents plans de traitement pour différents niveaux de risque. Fournir des modèles standard pour la communication écrite et les scripts, ou points de discussion, pour les contacts de personne à personne. Ce type de préparation rendra vos efforts de collecte plus efficaces et moins stressants. Exemple de plan de traitementOldest
Facture
DateGrands comptes > $xxxxSmall Comptes < $xxxx 0-30 Ventes/Service à la clientèle Appel et rappel 5 jours après la livraison, ou 5 à 7 jours avant la date d’échéance *Sondage et rappel du service à la clientèle envoyés 5 jours après la livraison ou 7 à 10 jours avant la date d’échéance35-40 Appel de rappel no 1 suivi d’un courriel décrivant les résultats de l’appel Rappel Courriel ou lettre no 145-50 Appel de rappel no 2 suivi d’un courriel décrivant les résultats de l’appel Rappel Courriel ou lettre no 255-60 Appel d’escalade par le créancier superviseur au gestionnaire de débiteurs Rappel Courriel ou lettre #365-70 Appel de recouvrement de la demande finale suivi d’un courriel de demande finale ou d’une lettre De mise en garde finale Suivi d’une demande finale Lettre électronique80-85 Référez-vous à l’agence de recouvrement Référez-vous à l’agence de recouvrement ou recommandez la radiation

*Le sondage sur le service à la clientèle poserait les mêmes questions que ceux qui seraient posés lors de l’appel du service à la clientèle aux grands comptes. Cela pourrait être posté (avec une enveloppe de retour payée par les frais de port), envoyé par courrier électronique ou par fax.
Conseil n ° 6 - Envisagez d’externaliser vos comptes en souffrance avant 90 jours:

La mise en œuvre d’une politique de crédit et d’une facture détaillées (conseils 1 et 2) est essentielle à la gestion et à la collecte de vos comptes. Cependant, si votre temps et vos ressources sont limités, une agence de recouvrement de première partie peut être la solution. Ces entreprises – et il y en a un certain nombre qui géreront les comptes des petites entreprises – peuvent agir de manière transparente en votre nom, en effectuant les conseils 3 à 5Insip # 7 – Conservez des dossiers de crédit et des historiques de paiement précis et à jour sur vos clients:

Surveillez les changements dans les habitudes de paiement. Si vous les voyez se détériorer, prenez des mesures immédiates. Contacter le client de manière proactive peut vous éviter de futurs problèmes et, peut-être, vous pouvez aider un client historiquement bon à traverser une période difficile. Conseil n° 8 – Ne continuez pas à accorder du crédit aux clients en souffrance :

Si vous voulez garder le client, négociez un terrain d’entente. Par exemple, exigez de l’argent à l’avance jusqu’à ce que la défaillance soit compensée. Astuce #9 – Sachez quand lâcher prise :

Il arrive un moment où vous devez augmenter la pression pour payer en envoyant le débiteur à l’agence de recouvrement professionnelle. Mais, comment savoir quand lâcher prise?

Si le client ne retourne pas vos appels ou ne répond pas à vos contacts, envoyez-le à l’agence dès que possible. Ils sont peut-être en train de sauter.

Si une promesse de paiement n’est pas tenue, il est temps de passer à autre chose. Vos efforts supplémentaires n’aboutiront probablement à rien. Transmettez-le à votre agence.

La probabilité de recouvrer un compte en souffrance diminue considérablement avec la durée de la délinquance. Selon une enquête menée auprès des membres des Commercial Collection Agencies of America (CCA of A), la probabilité de collecter un compte 90 jours en éventrant tombe à seulement 68,9%. À 6 mois d’échéance, il n’y a que 51,3% de chances de recouvrement. Si le compte a jusqu’à 1 an d’échéance, la probabilité d’une collecte réussie est de 21,4%. La plupart des sources considèrent que 90 jours de délai sont écoulés pour envoyer votre compte à une agence de recouvrement.

Bien que la vente puisse être une expérience en acassante, si l’argent n’est pas collecté, vous pouvez vous retrouver avec un énorme mal de tête. La planification des défaillances et l’élaboration d’une stratégie proactive, détaillée et cohérente pour les traiter – avant qu’elles ne se produisent – vous aideront à vous assurer que les comptes en souffrance n’étranglent pas vos flux de trésorerie et ne deviennent pas des menaces pour votre survie. Consultez ces autres conseils et articles sur la collection commerciale sur notre site Web:

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