Faites-en plus en moins de temps : 8 étapes pour organiser votre petite entreprise

Si vous cherchez à gagner du temps et à en faire plus en une journée, cet article est fait pour vous. La productivité est un gros problème. Une recherche Google pour le mot donne 196 000 000 de résultats (en 0,49 seconde, rien de moins!). Et devenir productif commence par l’organisation de votre entreprise.

Consultez ces statistiques de smallbusiness.com, basées sur une enquête Office Depot menée auprès de 1 290 propriétaires de petites entreprises :

• 83% des propriétaires de petites entreprises croient qu’avoir un bureau organisé est une partie vitale de leur entreprise.
• 63 % des propriétaires de petites entreprises croient que l’organisation de bureaux est corrélée à la rentabilité de leur entreprise

Être désorganisé rend tout plus difficile. Cela diminue votre concentration et zappe votre force.

Voici neuf outils d’organisation de petites entreprises qui vous aideront à en faire plus en moins de temps.1. Comment organiser votre entreprise pour réussir

N’est-ce pas agréable de regarder votre espace de travail et de voir tout organisé, soigné et prêt à l’emploi? Si vous ne vous souvenez pas de la dernière fois que vous vous êtes senti ainsi, il est temps de faire un peu de nettoyage.

Il a été démontré que l’environnement de travail d’une personne a un impact direct sur la productivité. Des chercheurs de l’Institut des neurosciences de l’Université de Princeton ont découvert que le chaos peut empiéter sur la capacité de se concentrer sur un travail à accomplir. D’un autre côté, 71 % des répondants à une étude OfficeMax sur l’organisation de l’espace de travail ont déclaré qu’ils se sentaient plus accomplis lorsqu’ils organisaient leur espace de travail.

Voici comment organiser une entreprise en procédant comme suit :

• Désencombrez le bureau de votre ordinateur. Un écran d’ordinateur épuré et propre peut vous aider à vous sentir motivé et créatif. Prenez quelques instants tous les quelques jours pour supprimer les fichiers inutiles et placez-en de nouveaux dans les dossiers pertinents.
• Dites adieu au papier et nix vos classeurs débordants en scannant vos documents par smartphone avec Genius Scan (qui s’intègre aux outils de bloc-notes comme Evernote). Ou, vous pouvez externaliser votre numérisation avec Shoeboxed. Il suffit de collecter tout ce que vous voulez numériser, de l’envoyer à Shoeboxed, et ils font tout le travail pour vous. Il se synchronise également avec de nombreux outils en ligne populaires pour importer vos données numérisées.
• Configurez un espace fourre-tout. Désignez un espace dans votre bureau où tous les articles entrants pour votre entreprise devraient aller. Par exemple, si vous recevez régulièrement des documents papier importants tels que des factures ou des factures, envisagez un organisateur de fichiers de bureau. Ceux-ci ont généralement de trois à cinq plateaux que vous pouvez utiliser pour hiérarchiser ou organiser les fichiers.
• Gérez vos câbles. Les câbles peuvent rapidement transformer un bureau en tête de Medusa, mais vous pouvez facilement gérer le désordre des câbles avec quelques attaches zippées simples et, si nécessaire, devenir encore plus élaboré avec des chemins de câbles sous le bureau.
• Rangez votre bureau physique. Mettez une « étiquette de prix » sur tout ce que vous gardez sur votre bureau, mais au lieu de fixer un coût financier pour chacun, déterminez quelle est leur valeur pour votre journée de travail et votre temps. Est-ce que cela enlève ou ajoute du temps à votre journée? Si c’est le premier, éliminez-le de votre espace de travail.

Vous devriez également réserver 10 minutes par semaine, peut-être à la fin de la journée le vendredi, pour ranger votre bureau. Placez vos documents dans la zone désignée, jetez tout papier à gratter ou poubelle inutile, emportez votre vaisselle sale à la cuisine, etc. De cette façon, vous pouvez recommencer à zéro et vous sentir organisé la prochaine fois que vous entrerez dans votre bureau.2. Rédigez une liste de choses à faire pour le lendemain (et utilisez-la réellement)

La liste des choses à faire est le langage universel dans le monde de l’organisation des entreprises. Le problème est que peu de gens font un suivi avec leurs listes. Quel est l’intérêt d’écrire des listes de choses à faire si vous ne les utilisez pas comme référence pour vos priorités de travail? Voici quelques conseils qui vous encourageront à suivre votre liste de choses à faire :

• Notez tout ce dont vous avez besoin pour être fait (il n’est pas nécessaire que ce soit dans un ordre particulier, il suffit de creuser dans votre flux de conscience et d’écrire les tâches au fur et à mesure qu’elles vous viennent à l’esprit).
• Regroupez les tâches liées qui pourraient être accomplies ensemble ou dans le même bloc de temps.
• Numérotez votre liste en fonction du niveau de priorité et réorganisez-la au besoin. Astuce: les gens confondent souvent les tâches lourdes en quantité comme étant plus importantes que les tâches lourdes en qualité. Rien ne pourrait être plus éloigné de la vérité. La priorité devrait être fondée sur un système combiné de sensibilité au temps, de productivité et de correspondance. Par exemple, si j’achève la tâche A, je serai en mesure d’accomplir les tâches B et C en moins de temps et avec moins d’effort, de sorte que la tâche A devrait être le premier ordre du jour.
• Créez des listes de tâches plus petites sous des puces de tâches plus grandes. Cela vous aidera à coordonner la réalisation d’un projet spécifique et vous encouragera à continuer à travailler vers votre objectif plus large.
• Marquez les choses au fur et à mesure qu’elles sont terminées. Vous ressentirez un sentiment d’aisance et d’accomplissement lorsque vous verrez visuellement une liste de tâches avec des coches.

Bien que le bon vieux papier et le stylo fonctionnent bien pour les listes de tâches simples, nous vous recommandons d’utiliser une application basée sur le cloud comme Todoist pour gérer vos tâches, même lorsque vous êtes en déplacement.3. Répondez aux e-mails dès que vous les ouvrez

Le courrier électronique est de loin la partie la plus redoutée de la journée de travail. Il est notoirement connu pour vous garder éparpillé, surtout si vous vérifiez constamment les messages.

Plutôt que de vérifier périodiquement votre boîte de réception, d’ouvrir des e-mails, puis de mettre les réponses de côté pour une date ultérieure, essayez ceci: Désignez un à deux blocs de temps chaque jour (le matin et l’après-midi) où vous accordez toute votre attention à la vérification et à la réponse aux e-mails. Cela empêchera les e-mails d’interrompre votre travail et assurera le bonheur organisationnel dans votre boîte de réception.4. Embaucher un assistant virtuel

Les tâches banales et répétitives peuvent aspirer l’énergie directement hors de vous. Pourtant, ils doivent être faits pour que votre entreprise continue de fonctionner. Si vous avez déjà souhaité avoir un assistant mais que vous n’étiez pas encore en mesure d’en embaucher un, un assistant virtuel (VA) est ce que vous attendiez.

Les A.V. sont des travailleurs autonomes qui offrent à distance des services administratifs abordables et à la demande. Besoin de quelqu’un pour créer des présentations SlideShare ? Il y a un assistant pour ça. Qu’en est-il de quelqu’un pour planifier des rendez-vous? Oui, ils peuvent le faire aussi.

Un AV peut faire à peu près tout ce dont vous avez besoin, de la communication avec vos clients à vous aider à prendre des décisions stratégiques. Rendez-vous sur des sites comme Upwork, Zirtual et Fancy Hands pour trouver des pigistes spécialisés et des assistants virtuels qui sont garantis de rendre votre vie 100 fois plus productive. Comment? Vous avez plus de temps pour vous concentrer sur ce qui est important : la croissance de votre entreprise.5. Virtualisez votre service client

Dans notre article, Comment l’IA aide les petites entreprises à vaincre la concurrence, nous nous sommes penchés sur l’utilisation des chatbots pour le service client. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise solo avec un budget restreint, un chatbot peut sembler un atout impossible à obtenir, mais ne vous laissez pas intimider. Des services comme Chatfuel, Botsify et Sequel vous aident à créer votre propre chatbot (en utilisant la plate-forme Facebook Messenger) sans avoir besoin de connaître une once de code.

Une fois déployés, les chatbots peuvent aider à éliminer certaines des interactions client les plus banales de votre côté. Ils peuvent répondre aux questions fréquemment posées et aux autres demandes des clients, accepter le paiement et fournir un endroit non intimidant pour que les clients puissent donner leur avis 24h / 24 et 7h / 7, vous permettant de vous reposer ou au moins de vous concentrer ailleurs.

Consultez l’analyse marketing du cycle de vie de Keap pour déterminer où se situe votre entreprise parmi les plus performantes de l’industrie.6. Intégrez le cloud dans tous vos outils

Un ordinateur est-il déjà mort et perdu des fichiers importants? Avez-vous déjà eu besoin d’un document, d’une présentation ou d’une feuille de calcul lors d’une route ou d’une réunion? Vous voulez que vos fichiers soient parfaitement synchronisés sur tous vos appareils, de votre ordinateur portable à votre smartphone?

Obtenir vos fichiers dans le cloud les garde en sécurité et accessibles, à tout moment et n’importe où. Rejoignez les 82% d’entreprises qui ont une stratégie cloud avec des outils comme Dropbox et Google Drive ont toutes des versions gratuites et fonctionneront sur votre ordinateur et vos appareils mobiles.

Ainsi, peu importe où vous êtes ou quel appareil vous utilisez, vous pouvez accéder aux fichiers dont vous avez besoin.7. Mise à niveau vers un logiciel de comptabilité en ligne

Pendant de nombreuses années, j’ai utilisé une version de bureau de QuickBooks. C’était utile, mais j’ai rarement pris le temps dont j’avais besoin pour m’asseoir et rapprocher mes comptes. Donc, quand je l’ai finalement fait, ce fut un processus long et ardu. Tout cela a changé lorsque je suis passé à un outil de comptabilité en ligne.

Les outils de comptabilité basés sur le cloud peuvent faire des merveilles pour organiser vos livres et les garder ainsi. Ils s’intègrent directement dans votre compte bancaire, extrayent des transactions et les associent à vos entrées. Et peut-être que la meilleure caractéristique de toutes est que grâce aux applications mobiles, vous pouvez réconcilier vos comptes n’importe où et n’importe quand, comme lorsque vous attendez que votre huile soit changée, par exemple.

Nos coups de cœur ? QuickBooks Online et Xero.8. Appropriez-vous votre temps